Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Recopilación de Datos Personales

Recopilamos información personal de manera justa y legal, únicamente con el conocimiento y consentimiento del titular. Los datos son suministrados directamente a través de formularios de contacto, admisiones, sistemas de registro e inicio de sesión, y comunicaciones directas por correo o WhatsApp.

Los datos recopilados (como nombres, correos electrónicos, teléfonos e historial académico) son almacenados de forma segura utilizando esquemas de encriptación y protección contra brechas (CSRF, inyección SQL).

2. Cuentas de Usuario y Plataforma Escolar

Como institución a la vanguardia, nuestro ecosistema digital contempla la existencia de sesiones privadas para estudiantes y acudientes. Al registrarse e iniciar sesión en nuestro portal, el sitio almacenará identificadores seguros temporales (Tokens de Sesión) para autenticar al usuario. Se recopilarán datos estrictamente relacionados con el desempeño, facturación, comunicaciones y vida escolar, protegidos por el privilegio de privacidad educativa.

3. Acceso a datos de su cuenta de Google

El acceso al portal de Gimnasio Áuream se hace exclusivamente con una cuenta de Google: no creamos ni guardamos contraseñas. Al entrar, Google nos comparte su nombre, su dirección de correo y su foto de perfil, y los usamos únicamente para identificarle dentro del portal y vincularle con su ficha en el colegio.

Además, y únicamente en la cuenta institucional que la dirección del colegio usa para administrar el sistema, la aplicación accede a Google Drive y a Google Calendar. Drive se utiliza para guardar y mostrar los comprobantes de pago que reportan los acudientes y los documentos del expediente de cada estudiante, siempre dentro del Drive del colegio. Calendar se utiliza para agendar las citas del proceso de admisión. Las familias, los estudiantes y los docentes nunca conceden estos permisos: su acceso se limita a nombre, correo y foto.

No vendemos, alquilamos ni cedemos a terceros la información obtenida de Google, y no la utilizamos para publicidad, elaboración de perfiles ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. Solo se emplea para prestar los servicios descritos en esta política. Los documentos permanecen en el Drive institucional del colegio y su acceso está restringido al personal autorizado y a la familia a la que corresponden.

Usted puede retirar en cualquier momento el permiso concedido a esta aplicación desde la página de seguridad de su cuenta de Google, en el apartado de aplicaciones con acceso a su cuenta. También puede solicitarnos la eliminación de sus datos escribiendo a la dirección de contacto que aparece al final de esta política; conservaremos únicamente aquello que la normativa educativa y contable colombiana nos obligue a mantener.

El uso que Gimnasio Áuream hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.

4. Uso de Cookies y Almacenamiento Local

Las cookies son pequeños archivos de texto resguardados en su navegador. Su objetivo primordial es brindar fluidez y recordar sus adaptaciones. En Gimnasio Áuream utilizamos estos elementos técnicos exclusivamente de manera funcional e institucional: preferencias de interfaz, seguridad y autenticación. Bajo ninguna circunstancia empleamos sus datos para rastreo publicitario masivo ni cedemos información de comportamiento a terceros con fines de marketing.

5. Asistente Virtual AureamIA (WhatsApp)

Gimnasio Áuream ofrece un asistente virtual llamado AureamIA, accesible a través de WhatsApp, impulsado por modelos de Inteligencia Artificial (IA). Al iniciar una conversación con este asistente, usted acepta las condiciones de uso descritas en este documento.

El asistente AureamIA procesa sus mensajes para generar respuestas contextuales relacionadas con información académica, financiera e institucional del Gimnasio Áuream. Con el fin de brindar una experiencia continua y coherente, el sistema almacena temporalmente el historial de conversación asociado a su número de WhatsApp. Este historial incluye los mensajes enviados, la fecha y hora de la interacción, y el número de teléfono del remitente.

• Aviso de privacidad proactivo: Al iniciar una nueva sesión de chat —o tras más de 24 horas de inactividad— el sistema envía automáticamente un recordatorio con el enlace a esta Política de Privacidad, antes de procesar cualquier respuesta..
• Finalidad del procesamiento: Los datos de la conversación se utilizan exclusivamente para generar respuestas personalizadas, registrar escalaciones a agentes humanos cuando sea necesario, y mejorar la calidad del servicio institucional..
• Sin transferencia a terceros: El contenido de sus conversaciones no es compartido, vendido ni cedido a terceros externos a Gimnasio Áuream, salvo requerimiento legal expreso de autoridad competente..
• Retención de datos: El historial de chat es conservado por el tiempo necesario para la prestación del servicio educativo y el cumplimiento de obligaciones legales. Puede solicitar la eliminación de su historial escribiendo directamente al asistente o contactando a la institución..

El uso continuado del asistente AureamIA implica la aceptación de estas condiciones. Si no desea que sus mensajes sean procesados por el sistema de IA, puede solicitar ser atendido exclusivamente por un agente humano o comunicarse con la institución por los canales oficiales.